Многие компании уже перешли на электронный документооборот, и с каждым годом таких организаций становится все больше. Несмотря на это, ни один офис не может эффективно функционировать без регулярных закупок канцелярских товаров. Папки для бумаг, файлы, степлеры, стикеры, ручки и карандаши — необходимые вещи на любом рабочем месте. Еще один важный пункт — бумага для принтеров.
Необходимость установления норм расхода
Расход канцтоваров, прежде всего, зависит от рода деятельности организации. Но и там, где он низок, в силу резкого роста цен, в годовом или квартальном выражении на такие закупки приходится ощутимая часть бюджета предприятия. На сложность определения требуемого количества канцтоваров влияет и размер штата.
Если в небольших компаниях выяснить все потребности можно лично, то в крупных организациях, где работают сотни человек, такой подход невозможен. Никаких регулирующих документов по расходу этой продукции не существует, поэтому задача по определению норм ложится на плечи административного персонала: секретарей или офис-менеджеров.
Методика расчета
Для первоначального установления требуемого количества канцелярской продукции может подойти метод бенчмаркинга. Его суть заключается в поиске компании, максимально близкой по размеру штата и сфере деятельности. Далее следует связаться с лицом, ответственным в этой организации за подобные закупки, и проконсультироваться по поводу их объемов.
После этого в течение 2-3 месяцев следует анализировать расход по каждой конкретной товарной позиции: на этом этапе выявляется недостача и излишки. Это в первую очередь касается продукции кратковременного использования: ручек, скотча, бумаги, стикеров и так далее. Такие вещи как степлеры, дыроколы и штампы не приходится заказывать часто. Таким образом, по истечении указанного срока, у ответственного сотрудника появится представление о нормах потребления канцтоваров в его компании.
Для удовлетворения нерегулярных потребностей, например, если кому-то из сотрудников потребовалась малярная лента 50 м, следует создать единую форму заявок на приобретение необходимых канцтоваров. Кроме того, нужно установить жесткие сроки их подачи не позднее недели до даты закупки.