В любой организации есть документация. Хранить ее обязанность любого предпринимателя или юрлица. После ликвидации предприятия часть документов нужно сдать в государственный архив. Для хранения бумаг важна систематизация. Иначе легко будет потеряться в обилии документов. В нашем магазине есть все для организации хранения, как и мебель для офиса.
Этапы организации системы хранения
Сначала нужно выделить помещение. Оно может быть небольшим. Но если архив увеличится нужно предусмотреть перспективу расширения. Потом потребуется купить шкафы и стеллажи. Документы лучше сразу сортировать по типу: кадровые, деловые, налоговые, бухгалтерские и т. п. Сроки хранения документов указаны в приказе Росархива №236.
Мебель лучше выбирать металлическую — она долговечная и выдерживает большие нагрузки. В помещении должна быть вентиляция. Важно чтобы уровень влажности был низким.
В помещение не должно быть свободного доступа. Иначе это будет нарушением законодательства. В крупной организации целесообразно организовать отдельную структуру по ведению архива.
Документы лучше хранить в папках. Органайзеры для них бывают вертикальными и горизонтальными. Каждый лучше сразу подписать — это упростит поиск.
Ряд документов нужно не просто вкладывать в папку, а сшивать нитками. Поэтому потребуются картонные папки. Они нужны для передачи дел в архив.
В бумажном архиве обязательно должна быть номенклатура. Иначе на поиск нужного раздела будет уходить время. В номенклатуре ведут перечень всех хранящихся документов с точным указанием места хранения.
Если документ нужно уничтожить, то создается комиссия и составляется протокол. В нем указывают перечень уничтожаемых бумаг. После протокол перемещается в специальную папку для хранения. Документы уничтожают.
Для упрощения работы архива нужно разработать понятный регламент работы с документами. Например, всю корреспонденцию нужно маркировать. Если запрашивается информация, то в журнале отмечают от кого она поступила.
В нашем магазине есть все для работы офиса, также мы предлагаем купить все для проведения праздника.